Những điều cần biết về phiếu xuất kho

Hiện nay, số lượng hàng hóa lưu trữ tại các kho chứa hàng của các doanh nghiệp đang ngày một tăng lên với nhiều kiểu dáng, kích thước và chủng loại khác nhau. Nên việc tiếp cận và quản ly chúng thực sự rất khó khăn, dễ nhầm lẫn và không nắm bắt rõ được khả năng hoạt động của toàn kho hàng. Chính vì thế mà phiếu xuất kho được ra đời để giải quyết tình trạng này.

Vậy phiếu xuất kho là gì? Phiếu xuất kho có tác dụng như thế nào? Cách viết phiếu xuất kho ra sao? Tất cả sẽ được giải đáp ở phần nội dung ngay dưới đây:

Phiếu xuất kho là gì?

Phiếu xuất kho là phiếu dùng để ghi lại tất cả các sản phẩm được xuất ra từ kho hàng của các doanh nghiệp, có thể là nguyên liệu, hàng hóa, sản phẩm,…Giúp quản lý hàng hóa chặt chẽ , đánh giá thực tế năng suất hoạt động, chất lượng . Kèm theo đó còn tính toán được những chi phí đi kèm như chi phí sản xuất, chi phí phát dịch vụ, chi phí phát sinh của kho chứa hàng một cách cụ thể và rõ ràng nhất để phục vụ cho quá trình kiểm tra sau này.

Tác dụng

Phiếu xuất kho được sử dụng để quản lý tất cả số lượng hàng hóa được xuất ra khỏi kho chứa hàng ví dụ như nguyên liệu, sản phẩm, vật tư hỗ trợ sản xuất,… Từ đó tạo dựng cơ sở để tính toán được chi phí sản xuất , mức độ tiêu hao trong quá trình vận hành và cung cấp dữ liệu để chủ doanh nghiệp nắm bắt, đánh giá thực tế được năng suất hoạt động thực tế của toàn bộ kho chứa hàng.

Chính vì những tác dụng hiệu quả ấy mà phiếu xuất kho đã trở thành văn bản thống kê sản phẩm vận chuyển ra ngoài bắt buộc phải sử dụng trong mỗi kho hàng.

Vậy làm sao để viết được một phiếu xuất kho? Dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn điền làm sao cho đúng nhất để không xảy ra sai sót tổn thất đến doanh thu và ảnh hưởng đến tiến độ vận hành.

Mẫu phiếu xuất kho

Trên đây là mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 200 của bộ tài chính được nhà nước ban hành vào năm 2014. Áp dụng với tất cả các hình thức kinh doanh khác nhau nên doanh nghiệp đều có thể dùng chung.

Cách viết phiếu xuất kho

Quan sát kĩ tờ phiếu xuất kho ở mẫu bên trên và chú ý ghi đúng ngày, tháng, năm. Vì thời gian lập phiếu rất quan trọng, bởi nó sẽ đánh giá chính xác hoạt động xuất khẩu hôm đấy nên nếu như ghi sai là sẽ không đúng quy định và bị xử phạt. Điền rõ tên đơn vị vận hành, tên người nhận sản phẩm, số lượng hàng hóa, lệnh xuất, lý do và tên kho xuất đó.

Cột A: Đây là cột để ghi lại thứ tự những loại sản phẩm, hàng hóa , nguyên liệu được xuất ra ngoài.

Cột B: Cột này được dùng để ghi tên sản phẩm, loại hàng hóa và nguyên liệu xuất kho đó.

Cột C: Đây là nơi ghi mã số sản phẩm có trên hóa đơn. Phần này không quan trọng lắm nên có thì ghi hoặc không thì bỏ qua.

Cột D: Cột D là đơn vị vận chuyển, ghi theo hóa đơn bên trên.

Cột 1: Để ghi số lượng sản phẩm được bộ phận yêu cầu xuất có trên chứng từ, hóa đơn hoặc lệnh xuất. Phần này nên quan sát kĩ rồi hãng điền.

Cột 2: Đây là phần ghi chép lại số lượng sản phẩm thực tế khi xuất kho, có thể ít hơn hoặc bằng với số lượng mà người cần sử dụng yêu cầu. Điều này còn tùy thuộc vào lượng sản phẩm đang có sẵn trong kho hàng của bạn.

Cột 3: Cột này để ghi đơn giá một sản phẩm trong toàn bộ số số hàng hóa tương ứng ấy có giá bao nhiêu.

Cột 4: Lấy số tiền đơn giá ở cột 3 nhân với tổng số lượng sản phẩm cùng loại đó rồi điền vào.

Dòng cộng: Cộng các giá trị trên phiếu xuất cho các cột số lượng, đơn giá, thành tiền.

Dòng số viết bằng chữ: Diễn giải bằng chữ tổng số tiền ở dòng cộng trên.

Sau khi phiếu đã hoàn thành thì người lập phiếu và kế toán sẽ tiến hành đưa cho Giám đốc hoặc người ủy quyền để duyệt rời mới xuống kho để nhận hàng cần xuất. Ở cột thủ kho người quản lý (thủ kho) một lần nữa sẽ kiểm tra và điện lại ngày, tháng, năm và cùng người nhận hàng ký.

Thông thường phiếu xuất kho sẽ được chia làm 3 bản giống nhau được ba bộ phận khác nhau lưu trữ: Bộ phận lập phiếu, thủ kho và người nhận hàng lần lượt một người đều nắm một bản.

Phiếu hỗ trợ khác

Phiếu xuất kho có thể  kết hợp với phiếu kiêm vận chuyển nội bộ để đạt được hiệu quả tốt hơn. Đây là loại phiếu được lập ra với mục đích lưu trữ lại những thông tin quan trọng về số lần lần xuất kho giữa các đơn vị trong nội bộ. Loại phiếu này cũng cần được điền rõ một số thông tin như: Tên đơn vị, người lập phiếu, người giao hàng, tên kho xuất hàng và phương thức vận chuyển.

Phiếu này được sử dụng để hỗ trợ trong quá trình vận chuyển nếu được các cơ quan chức năng yêu cầu kiểm tra, sẽ dễ dàng xác minh được nguồn gốc xuất xứ và mặt hàng đang vận chuyển. Tiết kiệm được nhiều thời gian và hạn chế được khả năng phải gỡ hàng xuống để kiểm tra có thể làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.

Trên đây là bài viết về cách viết phiếu xuất kho chuẩn nhất, mong các bạn sẽ áp dụng vào thực tế để quản lý tốt nhà kho và tăng hiệu động lên đáng kể. Chúc các bạn thành công!